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1、（一）会议邀请函的含义 会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。
2、 邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。
3、举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。
4、而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。
5、对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。
6、学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。
7、对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。
8、 （二）会议邀请函的基本内容 会议邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
9、 （三）会议邀请函的结构与写法 1．标题。
10、由会议名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。
11、“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函” 2．称呼。
12、邀请函的发送对象有三类情况： （1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。
13、由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。
14、 （2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
15、 （3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
16、 3．正文。
17、正文应逐项载明具体内容。
18、开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。
19、结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。
20、 4．落款。
21、因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
22、 5．成文时间。
23、写明具体的年、月、日。
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